우리나라의 공증서가 다른 나라에서도 효력을 갖기 위한 절차

동서고금을 막론하고 탈모는 남녀 모두에게 심각한 고민이다. 탈모 방지를 위해 몇 억의 재산을 쏟아부었다는 한네티즌의 고백이 더이상 이상한 일로 여겨지지 않는다.수십 년 간 탈모방지제를 연구한 B대표는 탈모방지 샴푸 및 토너를 만드는 기업을 운영해 왔다. 하지만 제품의 연구·개발에만 매진한 나머지, 마케팅이나 유통에 대해서는 전혀 아는 바가 없어 성장이 더딘 상황이었다.

탈모는 한국인을 넘어 전 세계인이 지닌 문제인 만큼 B사가 수출시장을 개척한다면 괄목할 만한 성과로 이어질 것이 자명했다. 이에 B사는 무역협회와 손잡고 해외시장에 진출하기 시작했고 얼마 지나지 않아 베트남 바이어로부터 인콰이어리(Inquiry, 수입업자가 수출업자에 대하여 상품의 가격, 공급수량, 선적기간, 결제조건 등의 제시를 요구하는 것)를 받았다. 제품의 기능적 특징과 효과에 대한 상호검증 끝에 B사는5년에 이르는 장기 계약을 체결하고 싶다는 대규모 제안을 받았다.

베트남의 바이어들은 거래제의 이후 곧바로 계약 체결을 하지 않기로 유명하다. 첫 거래부터 그런 까다로운 베트남 바이어를 상대로 오랫동안 교신했기 때문에 B대표는 상당히 지쳐 있었지만 결국 성과를 이뤄냈기에 기쁨도 컸다. 그런데‘이제 이 지난한 과정이 끝나고드디어 계약을 체결하는구나.’하며 한시름 놓을 즈음, 바이어가 갑작
스러운 제안을 해 왔다. 베트남 대사관의 영사 확인을 받아 달라고 한 것이다. 이런 일을 처음 겪은B대표는 적잖이 당황할 수밖에 없었다. “아니, 장시간 공들여 양쪽 회사가 모든 계약 조건에 합의를 보았는데 왜 다시 영사관의 확인이 필요한건지 도통 이해가 되지 않습니다.”
그 이유에 대해 자문위원이 B대표에게 설명했다. 영사관의 확인이란 ‘우리나라에서 작성된 공문서가 다른 나라에서도 그 효력을 인증받기 위해 필요한 절차’임을 이해시켰다. 그리고 인근 법무사무소에서 공증을 받은 후 외교통상부에 영사 확인을 신청하고 마지막으로 삼청동에 위치한 주한 베트남 대사관에 다시 영사 확인을 받는 절차
까지 차근히 안내했다. 그리고 구비서류가 무엇인지도 알려 주었다.

물론 최근에는 양국 간의 인증을 보다 간편하게 하기 위한 아포스티유 협약이 있고 우리나라 역시 2007년에 발효되었으나, 베트남의 경우에는 아직 발효 전이기 때문에 영사 확인이 아직 필요하다는 설명과 함께 말이다. 복잡한 과정 끝에 드디어 베트남 바이어가 최종 계약서 초안을 보내왔다. 베트남 바이어는 이를 다시 한 번 공증한 후, 외교통상부 영사 확인과 주한베트남 대사관 영사 확인까지 마쳐서 견적서와 함께 보내 달라고 했다.바이어와 계약 조건을 합의하는 과정도 결코 녹록하지 않았는데, 또다시 이런 번거로운 과정을 거쳐야 하는 것이 B대표에게는 힘든일이었다. 하지만 힘들게 성사된 일일수록 더 값지고 달콤한 것 아니겠는가. 자문위원도 또 한 번 힘을 내어 견적서 견본 초안 한 부를 이메일로 보내어 추가해야 할 핵심 사항들을 짚어 주었다.

이후에도 최종 완성본인 견적서를 다시 송부받아 검토하고 수정, 보완한 뒤 다시 이메일로 보냈다. 그런 뒤에야 드디어 60만 불에 이르는 5년간의 계약이 베트남 바이어와 정식으로 이루어질 수 있었다. B대표는 이 계약 과정과 계약 내용을 평생토록 잊지 못할 거라고 말했다. 이 일로 B대표는 수출에 대해 자신감을 가지게 되었다. 그는 이제 중국 진출을 위한 전략을 준비하고 있다. 얼마 전 자문위원은 B대표로부터 전화를 받았다. 그의 목소리는 상당히 들떠 있었다. “오늘 호주에서도 제품에 관심이 있다면서 상담 요청을 해 왔습니다. 이게 다 무역협회가 도와준 덕분이에요. 정말 고맙습니다.” 만일 B사에 해외영업을 담당하는 직원이 있었다면 회사의 대표가 혼자서 이런 번거로운 일 전부를 하지는 않았을 것이다. 다소 어려운 환경 속에서 고군분투했지만 결과가 성공적이니, 이는 B사에게 사세 확장이라는 도약의 계기가 될 것이다.