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사무실 위치와 크기
선진 회사와 후진 회사의 차이는 무엇일까? 임원들이 사무실(임원실) 크기에서 권위를 찾고 있다면 좋은 평가를 듣기 힘들고, 서로 소통하기 위해 일반 임원은 물론 최고 경영자까지 스스로 장벽을 제거했다면 미래가 있다고 봐도 큰 무리가 없다고 생각한다.
10여 년 전만 해도 거의 모든 기업이 임원실은 비서와 단독 방을 통해 권위를 지켜줬다. 기업 상당수는 1개 층 전체를 임원들만 근무하는 곳으로 만들고 회의실도 따로 두었다. 이런 배치는 리더의 권위를 확보하는 데 도움이 될 수 있지만, 직원들과 소통하는 데는 낙제점을 받기 쉬운 구조다.
그러다 임원실을 각 일선 부서로 흩트리는 방식으로 약간 진화하였다. 예를 들어, 마케팅 담당 임원은 해당 업무를 보는 부서로 내려왔지만 높은 벽은 그래도 존재해 오히려 직원들이 불편해했다. 일거수일투족을 옆에서 보고 있다고 생각하니 소통은 없고 감시만 강화됐다는 불만이 터져 나왔다.
코로나19로 온라인 근무가 대세가 되면서 사무실의 배치도 큰 변혁을 맞고 있다. 연간 20억 달러를 수출하는 글로벌 대기업의 사무실은 약간 충격적이다. 회사 내에서 칸막이가 있는 사무실, 정확하게는 회의실을 배정받은 사람은 딱 2명이다. 회사 경영을 책임지는 CEO와 자금을 다루고 있어 보안이 필요한 CFO가 그 주인공이다.
크기도 기존보다 대폭 축소되어 3∼4인용 회의실 정도다. 전담 비서도 따로 없다. 다른 일을 하면서 약간 도와주는 비서 아닌 비서가 있을 뿐이다. 나머지 임직원들은 출근하는 순서로 앉고 싶은 곳에 둥지를 튼다. 앉는 자리가 매일 매일 다른 게 너무나 당연하다.
최근 사무실을 옮긴 엔터테인먼트 회사는 팀원들이 같이 앉는다는 것도 옛이야기라고 말한다. 좌석을 검색해야 팀원들이 어디에 앉아서 근무하는지 알 수 있다. 경영지원으로 분류되는 인사기획 및 재무 쪽만 고정 좌석이고 나머지는 개인적으로 원하는 곳에서 근무하면 된다.
이렇게 하면서 일정 공간은 휴게 및 티타임 공간을 전환하면서도 전체 사무실 면적을 30% 정도 줄였다. 항상 휴가 및 출장 등이 있어 직원 숫자만큼 좌석을 만들 필요가 없기 때문이다. 정형화된 사무공간보다 휴게실 등을 크게 늘려 음료를 마시면서 회의나 업무를 보는 것은 일상이 되었다.
앞 사람의 뒤통수를 보면서 근무하는 좌석 배치에도 변화의 바람이 불고 있다. 입사순이나 직급순으로 획일화하여 줄을 세우는 좌석 배치는 자취를 감추고 있다. 새롭게 부상한 방식은 등을 보이는 것이 아니라 쉽게 앞과 옆 사람과 대화할 수 있도록 얼굴을 마주 보는 방식이다.
다양한 형식으로 변형이 가능한 것이 특징이다. 팀별로 선호하는 방식으로 좌석 배치가 변형되도록 모듈식 책상도 도입되었다. 옆 팀과 다르게 배치했다가 식상하면 같은 모양으로 되돌아간다. 마주 보다가 곧바로 벌집 모양으로 변경하기도 한다.
의자가 업무능률에 절대적으로 영향을 미친다는 결론을 내리고 최고의 제품을 제공하고 있다. 1개에 수백만 원 하는 수입산도 아깝지 않다며 CEO들이 투자한다. 여기에도 흡음 시설이 되어 있는 전화통화 공간을 마련하는 것은 필수이고 창가 쪽으로 1인 좌석을 두어 잠시 골치 아픈 현안을 떠나기에 안성맞춤인 자리도 특이하지 않다. 허리가 아픈 직원들이 늘면서 책상 높낮이를 조절하는 것은 당연하고 책상 옆 소파로 컴퓨터를 옮겨 편하게 업무를 볼 수도 있다. 협업과 소통을 촉진하면서도 창의성을 드높이려는 좌석 배치로 풀이된다.
획일화된 사무실은 이제 사라지고 있다. 모든 회사, 아니 팀이 스스로 원하는 모양으로 업무를 보고 있다. 사무실 배치와 가구, 특히 의자가 최고의 복지라는 말도 나돈다. 단순히 업무능률(몰입도)을 높이는 데서 벗어나 직원의 건강을 지켜주는 호위 역할도 한다.
사무공간 재배치를 두고 모 CEO는 ‘양복을 입고 운동할 수 없는 것 아니냐’로 결론을 내린다. 업무형태나 방식이 변했으니 사무공간도 재창조해야 한다는 논리다.
승진한 상사의 책상과 의자를 바꿔준 기억이 있다. 원목으로 된 무거운 책상을 옮기다가 손을 다쳤다.
이제는 회사의 생존을 위해 사무실도 변해야 한다. 생각이 변하고 업무처리 방식이 혁신을 요구하는데 천편일률적인 사무실 구조는 안 된다. 임원 사무실보다 더 중요한 것이 소통하고 협의하는 공간이다. 창의적인 사고를 위한 공간은 더 중요하다.
민영채 | W커뮤니케이션 대표
