B사는 신개발 의료 기기를 생산하는 회사로, 자력으로 수출을 진행하고 있었지만 기존의 해외 시장별 영업 내용과 방법을 전면적으로 재검토하고 싶어 무역협회에 도움을 요청해 왔다. 이에 자문위원은 신개발 의료 기기라는 특수성을 감안했을 때 주력 시장과 새로 개척해야 할 시장이 어디인지를 구분하여 각각에 따른 단기, 중장기 별 영업 전략 수립을 위한 자문을 시작했다. 먼저 수출품의 특성상, 단순 영업만으로는 소기의 성과를 거두기 어려울 것이라 판단하여, 의료 분야에서의 세미나 및 임상 실험 결과 보고 자료 등을 최대한 활용해 제품의 홍보 판촉 효과를 극대화시키는 게 좋다고 자문했다. 동시에 실수요처인 의료 기관 및 의료 전문가들의 관심을 유발하고 수요 창출의 기회를 확대하는 전략을 위해 해외영업을 위한 조직 개편이 반드시 필요하다는 점을 강조했다. “해외영업 전담 조직과 연구 개발 전문 조직을 따로 구분할 게 아니라 한 팀을 이루어 해외마케팅을 전개하는 게 훨씬 현명한 방법입니다.”

또한 점검 결과, 다양한 해외 시장에서의 영업 활동 경험이 부족한 B사에는 각 국가별 특성을 잘 몰라 협상 등의 업무에 애로가 많았다. 따라서 자문위원은 국가별 무역 거래 시 지켜야 하는 거래 관습이나 바이어들의 거래 행태, 사고방식 등을 다양한 사례를 들어 설명해 주었다. 특히 B사는 그동안 거래해 오던 터키 바이어와의 관계가 위축되어 곤란을 겪고 있었다. 자문위원은 그 경위를 면밀히 확인하는 과정을 거친 뒤, B사가 바이어에게 업체 내 조직 개편에 대한 상황을 차분히 설명하고 터키 시장에 대해 회사가 정책적으로 지원하고자 하는 내용을 구체적으로 제시함으로써 관계의 전환을 가져오게 도왔다. 즉 B사가 관계의 주도권을 잡고 협상을 적극적으로 리드할 수 있는 상황으로 관계를 역전시킨 것이다.

B사는 인도 에이전트와도 문제를 가지고 있었다. 에이전트가 협상 과정에서 B사가 다소 수용하기 어려운 무리한 조건들을 제시했는데, B사가 이에 적절히 대응하지 못하여 계약이 더 이상 진행되지 못하고 있는 상황이었다. 이 상황을 파악한 자문위원은 인도 에이전트와의 거래 조건에서 B사가 실리를 확보함과 동시에 이견을 조율하도록 협상을 자문함으로써 계약이 체결되게 했다. 그 결과 실제 거래가 하반기부터 시작되게 되었다. 자문 중에 자문위원이 거듭 강조했으며, 이에 따라 B사가 적극 수렴한 것이 있었다. 그것은 바로‘바이어와 협상하며 나눈 내용을 모두 문서화하라는 것’이었다. 특히 중요한 사항들은 별로도 자료화하여 보관, 관리할 것을 강조했는데, 이메일 교신의 경우 시간이 오래 경과되면, 추적 확인하는 것이 어려울 뿐 아니라 자칫 내용이 삭제될 위험이 있다.

협상 시 오갔던 말들은 차후 문제가 발생했을때 책임처를 결정하는 중요한 증거 자료가 된다. 이를 문서화해야만
바이어가 말을 바꾸는 일을 막을 수 있으며, 수출업체 또한 해외 바이어들의 요구를 잊지 않고 응대할 수 있다. 그래야 상호 간 신뢰를 잃지 않을 수 있다. 자문위원의 제안으로 B사는 개편된 해외영업 조직을 중심으로 새로운 해외영업 전략을 수립해 진행 중이다. 또한 각종 전시회에 참가하기 위해 만반의 준비를 갖추고 있다. B사는“자문 덕분에 내부에 체계적인 자료 분류 시스템을 갖추게 되어, 업무 효율성과 편의성이 상당히 높아졌습니다.”라고 하며 자문위원에게 고마움을 전했다.